Hoe gaat u om met documentbeheer?


Hoe gaat u om met documentbeheer?

Het tijdperk van kasten vol met documentmappen is voorbij, aangezien het niet meer noodzakelijk is om de papieren administratie jarenlang te bewaren. Het bewaren van een digitale kopie van een document is tegenwoordig vaak voldoende. Soms is de interne bedrijfssoftware hier nog niet op voorbereid. Deze situatie was het startsein voor Astecom voor het digitaliseren van de complete gegevensstroom bij één van onze klanten.

Geen zorgen, met automatisch koppelen

Met Astecom Documentbeheer behoren pallets met papierwerk tot de verleden tijd. Bij het aanmaken van bijvoorbeeld een factuur, afleverbon, offerte of opdrachtbevestiging wordt automatisch het digitale document gekoppeld aan de desbetreffende order, debiteur of crediteur.
Met de hand geschreven orders kunnen ook gemakkelijk geïdentificeerd en verwerkt worden.
Elke handgeschreven opdrachtbon wordt voorzien van een barcode-etiket met een unieke code.
Bij het inscannen van deze opdrachtbonnen, per stuk of per batch, leest het systeem de barcode uit. Aan de hand hiervan wordt het ingescande document automatisch aan de juiste debiteur (verkooporder) of crediteur (inkooporder) gekoppeld.

Handmatig koppelen van documenten

Daarnaast biedt het Documentbeheer de mogelijkheid om handmatig documenten te koppelen.
Denk aan MS Word® of MS Excel® documenten, maar ook PDF’s, afbeeldingen en e-mails, inclusief bijlage(n), behoren tot de mogelijkheden. Via de interface van het Documentbeheer kan er eenvoudig een bestand geüpload worden. Tijdens het uploaden kunnen de bestanden in, zelf in te stellen, categorieën worden gegroepeerd.
Het is mogelijk om meerdere bestanden tegelijk te koppelen via de ingebouwde ‘drag & drop’ functionaliteit. Via deze functionaliteit kunnen ook reeds gekoppelde documenten worden verplaatst om ondergebracht te worden bij een andere categorie.

Het Astecom Documentbeheer is zo opgezet dat het flexibel te implementeren is binnen andere applicaties. Als u wilt weten wat het Astecom Documentbeheer voor uw organisatie kan betekenen, neem dan contact met ons op.